KEP ile Kurumsal E-posta Arasındaki Fark: Hangisi Ne Zaman Gerekir?

Muhasebeciniz “KEP adresiniz var mı?” diye sorduğunda veya bir resmî yazıda KEP adresi istendiğinde, akla ilk gelen soru şu oluyor: “Zaten şirket mailimiz var, bu ne?” Bu yazıda KEP, kurumsal e-posta ve e-Tebligat (UETS) arasındaki farkları, hangisinin ne zaman gerektiğini ve birlikte nasıl kullanılacağını anlatıyoruz.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Şirketinize özel yükümlülükleri mali müşavirinizle veya avukatınızla teyit edin.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir?

KEP, e-postanın kim tarafından, ne zaman gönderildiğini, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve içeriğini kayıt altına alan, hukuken geçerli delil üreten bir elektronik posta sistemidir. Türk Ticaret Kanunu ve Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde düzenlenmiştir ve yalnızca BTK’nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcıları tarafından sunulur. KEP adresleri [email protected] gibi, sağlayıcıya ait .kep.tr uzantılı adreslerdir.

KEP’in en bilinen kullanım alanı, Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3. maddesidir: tacirler arasında karşı tarafı temerrüde düşürme, sözleşmeyi feshetme veya sözleşmeden dönme gibi ihbar ve ihtarlar noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP ile yapılır. KEP, bu bildirimleri noterden çok daha hızlı yapmanızı sağlar.

Kurumsal E-posta Nedir?

Kurumsal e-posta, [email protected] gibi kendi alan adınızla kullandığınız, günlük iş yazışmaları için olan e-postadır. Teklif, sipariş, destek ve tüm iç ve dış iletişim bununla yapılır. Her çalışana ayrı adres açılabilir, Outlook, telefon ve webmail ile kullanılır. Ayrıntılar için kurumsal e-posta sayfamıza bakın.

Kurumsal e-postayla gönderilen ileti de mahkemede delil olarak sunulabilir, ancak gönderimin ve teslimin kanıtlanması KEP kadar kesin değildir.

UETS (Elektronik Tebligat) Nedir?

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), mahkemeler ve kamu kurumlarının resmî tebligatlarını elektronik ortamda gönderdiği, PTT tarafından işletilen sistemdir. Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere tebligatın elektronik yolla yapılması Tebligat Kanunu gereği zorunludur. UETS yalnızca tebligat almak içindir; buradan karşı tarafa ileti gönderemezsiniz. Kurumsal e-posta ve KEP’ten ayrı bir sistemdir.

KEP, Kurumsal E-posta ve UETS Karşılaştırması

Hangisine Ne Zaman İhtiyacınız Var?

• Müşteri, tedarikçi ve çalışan yazışmaları: Kurumsal e-posta.
• Bir tacire ihtar, fesih veya temerrüt bildirimi: KEP (veya noter).
• Vergi dairesi, SGK, mahkeme gibi kurumlardan gelen tebligatlar: UETS.
• Resmî kurumlara yapılan bazı başvurular: Kurum KEP adresi isteyebilir; başvuru şartlarını kontrol edin.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

1. BTK listesinden bir KEP hizmet sağlayıcısı seçin (örneğin PTT, TNB, TÜRKKEP, QNB eSolutions).
2. Şirketler için genellikle imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve yetkili kimliği istenir; şahıslar için kimlik doğrulaması yapılır.
3. Başvuru onaylanınca KEP adresiniz açılır; sağlayıcının web arayüzünden veya uygulamasından kullanırsınız. Gönderilen KEP iletileri genellikle e-imza veya mobil imza ile imzalanır.

KEP ve Kurumsal E-postayı Birlikte Kullanma

• KEP adresinize ileti geldiğinde bildirim almak için sağlayıcınızın bildirim e-postası ayarını kurumsal e-posta adresinize yönlendirin. Böylece KEP kutusunu her gün kontrol etmek zorunda kalmazsınız.
• KEP adresini web sitenizin iletişim sayfasında ve fatura bilgilerinizde yayımlayabilirsiniz; günlük iletişim için ise kurumsal e-posta adresinizi öne çıkarın.
• KEP’e gelen bildirimlerin spam’e düşmemesi için kurumsal e-posta hesabınızda sağlayıcının gönderen adresini güvenilir göndericilere ekleyin. Bu konuda spam ve güvenilir gönderici ayarları yazımıza bakabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

KEP ile normal e-posta arasındaki fark nedir?

KEP, iletinin gönderildiğini, teslim edildiğini ve içeriğini hukuken delil olarak kayıt altına alır ve yalnızca başka KEP adreslerine gönderilebilir. Kurumsal e-posta günlük yazışmalar içindir ve herkese gönderilebilir.

KEP adresi kurumsal e-postanın yerine geçer mi?

Hayır. KEP resmî bildirimler için kullanılır; müşteri ve tedarikçi yazışmaları için kurumsal e-posta gerekir. Şirketler genellikle ikisini birlikte kullanır.

Şirketler için KEP zorunlu mu?

Tacirler arasında ihtar, fesih ve temerrüt bildirimleri KEP veya noter gibi yollarla yapılmalıdır; bazı kurum başvuruları da KEP adresi ister. Şirketinize özel yükümlülükleri mali müşavirinizle teyit edin.

UETS ile KEP aynı şey mi?

Hayır. UETS, PTT’nin işlettiği ve kamu kurumlarının resmî tebligatlarını almak için kullanılan sistemdir; KEP ise gönderip alabildiğiniz kayıtlı e-postadır.

KEP adresi nereden alınır?

BTK’nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcılarından alınır; PTT, TNB, TÜRKKEP ve QNB eSolutions bunlardan bazılarıdır.

KEP adresiyle normal e-posta adresine ileti gönderilebilir mi?

Hayır. KEP iletileri yalnızca başka KEP adreslerine gönderilebilir.