Kurumsal E-posta Arşivleme ve Yedekleme: Silinmeyen, Kaybolmayan E-postalar

İş sürekliliğinizi bir üst seviyeye taşımak için devreye aldığımız Gelişmiş E-posta Arşivleme Sistemi, e-postalarınızı yalnızca saklamakla kalmaz; onları silinemeyen ve kaybolmayan kurumsal kayıtlara dönüştürür. Bu yazıda sistemin nasıl çalıştığını, hangi riskleri ortadan kaldırdığını ve paket seçeneklerini anlatıyoruz.

Kurumsal E-posta Arşivleme Nedir?

E-posta arşivleme, bir kurumun gelen ve giden tüm e-postalarının, kullanıcıların değiştiremeyeceği ve silemeyeceği şekilde ayrı bir alanda saklanmasıdır. Klasik yedeklemeden farkı, belirli aralıklarla değil her e-posta gelip giderken anında kopya almasıdır. Böylece yedekleme saatinden önce silinen bir e-posta bile kaybolmaz. Arşivleme, yazışma geçmişinin denetim, anlaşmazlık ve hukuki süreçlerde kanıt olarak kullanılabilmesini de kolaylaştırır.

Veri Kaybı Senaryolarına Son

Geleneksel yöntemlerde e-postalar genellikle bilgisayardaki Outlook .pst veya .ost dosyalarında tutulur ve bu ciddi riskler doğurur. Arşivleme sistemiyle:

• Donanım arızaları: Bilgisayarınız bozulsa veya diskiniz arızalansa bile sunucudaki arşiviniz güvendedir.
• Outlook dosya bozulmaları: Büyüyen veri dosyalarının bozulmasından kaynaklanan erişim sorunlarından etkilenmezsiniz.
• Kullanıcı hataları: Yanlışlıkla silinen veya “Shift+Delete” ile kalıcı silinen e-postalar arşivde korunur.
• Fidye yazılımları (ransomware): Bilgisayarınızdaki veriler şifrelense bile, kullanıcı tarafından silinemeyen arşiv kayıtlarınıza webmail üzerinden ulaşırsınız.
• Çalışan ayrılışları: Ayrılan bir çalışanın sildiği yazışmalar kurum arşivinde kalır.

Arşivleme Nasıl Çalışır?

1. Hesabınıza gelen her e-postanın bir kopyası anında Arsiv klasörüne kaydedilir.
2. Gönderdiğiniz her e-postanın bir kopyası anında Arsiv.Sent klasörüne kaydedilir.
3. Bu klasörler salt okunur çalışır: içerikleri görebilir ve kopyalayabilirsiniz, ancak silemezsiniz.
4. Geçmiş bir yazışmayı bulmak için teknik destek beklemeden webmail üzerinden arşiv klasörlerinizde arama yaparsınız.

E-posta Arşivleme Paketleri

* İlk yıl fiyatlarıdır. Yenileme fiyatları için tıklayınız.

Arşivleme hizmeti ASO Web kurumsal e-posta ve hosting paketleriyle birlikte kullanılır. Henüz kurumsal e-postanız yoksa e-posta paketlerine göz atın.

E-posta Yedeklemesi Neden Zorunluluktur?

Kurumsal bir yapının operasyonlarını aksatmadan sürdürebilmesi için yazışma geçmişini eksiksiz koruması gerekir. Teklifler, sözleşme yazışmaları ve müşteri talepleri çoğu zaman yalnızca e-postada bulunur. Arşivleme, işletmenizin bu kayıtlarını ve hukuki dayanaklarını koruyan bir güvenlik katmanıdır.

Genel veri yedekleme stratejisi için online yedekleme ve 3-2-1 kuralı yazımıza; e-postaları cihazlarda nasıl tutacağınızı seçmek için POP3 ve IMAP farkı yazımıza bakabilirsiniz. Arşivleme ve e-posta yönetimi kavramları hakkında genel bilgi için Wikipedia: Email archiving.

Sıkça Sorulan Sorular

E-posta arşivleme normal yedeklemeden neden farklıdır?

Klasik yedekleme belirli aralıklarla o anki durumu kopyalar. Arşivleme sistemi eş zamanlı çalışır; bir e-posta geldiği veya gönderildiği anda kopyası Arsiv klasörüne kaydedilir, böylece yedekleme saatinden önce silinen e-postalar da korunur.

Bilgisayarım bozulursa veya Outlook çökerse e-postalarıma nasıl ulaşırım?

Tüm yazışmalarınız sunucuda tutulur. Herhangi bir tarayıcıdan webmail’e giriş yapıp Arsiv ve Arsiv.Sent klasörlerinden geçmiş e-postalarınıza ulaşabilirsiniz.

Arşivdeki e-postaları yanlışlıkla silebilir miyim?

Hayır. Arşiv klasörleri salt okunur çalışır; kullanıcılar içerikleri görebilir ve kopyalayabilir ama kalıcı olarak silemez.

Arşivlenen e-posta disk alanımı doldurur mu?

Arşiv, seçtiğiniz yedekleme paketinin kapasitesini kullanır. 10 GB, 100 GB ve 1 TB seçenekleri vardır; yüksek e-posta trafiğinde daha büyük pakete geçebilirsiniz.

Silinen bir e-postayı Outlook’a geri getirebilir miyim?

Evet. Webmail’de arşiv klasöründeki e-postayı Gelen Kutusu’na kopyalayın; Outlook senkronize olduğunda e-posta yeniden görünür.

Arşivleme geriye dönük e-postaları kapsar mı?

Hayır. Arşivleme, sistem devreye alındığı andan itibaren gelen ve giden tüm e-postaları kapsar.

E-posta arşivleme fiyatları ne kadar?

E-posta yedekleme paketleri ilk yıl 10 GB için 22,50 $, 100 GB için 45 $, 1 TB için 90 $’dır. Yenileme fiyatları paketler sayfasındadır.