e-Fatura ve e-Arşiv E-postaları Spam’e Düşüyor: Nedeni ve Kalıcı Çözüm

Müşteriniz “faturanız gelmedi” diyor, ama siz faturayı entegratör portalından çoktan gönderdiniz. Ya da tedarikçinizin e-Arşiv faturası her ay spam klasörünüze düşüyor. Türkiye’de e-Fatura ve e-Arşiv faturalar çoğunlukla özel entegratörler aracılığıyla düzenlenip e-postayla iletildiği için bu sorun çok yaygın. Bu yazıda nedenini ve kalıcı çözümünü anlatıyoruz.

Neden Fatura E-postaları Spam’e Düşüyor?

Bir e-posta “firmaniz.com.tr” adına gönderildiğinde, alıcı sunucu (Gmail, Outlook gibi) şu üç kontrolü yapar:

• SPF: Bu e-postayı gönderen sunucu, firmaniz.com.tr adına e-posta göndermeye yetkili mi?
• DKIM: E-posta, firmaniz.com.tr adına dijital olarak imzalanmış mı ve yolda değişmiş mi?
• DMARC: SPF veya DKIM, Gönderen (From) adresindeki alan adıyla uyumlu mu? Uyumlu değilse alan adı sahibinin politikası ne diyor?

Siz faturayı entegratörün portalından gönderdiğinizde e-posta entegratörün sunucusundan çıkar. Gönderen adresi sizin alan adınızsa ama alan adınızın SPF kaydında entegratör yoksa ve DKIM imzası da sizin alan adınız adına değilse, alıcı sunucu bu e-postayı sahte sayabilir. Google’ın gönderen kuralları 2024’ten beri bu doğrulamayı zorunlu tutuyor; doğrulanamayan e-postalar spam’e düşüyor veya reddediliyor.

Hangi Senaryodasınız?

Fatura Gönderen Firmalar İçin Çözüm: SPF, DKIM ve DMARC

1. Faturanın hangi adresten gittiğini öğrenin: Kendinize bir test faturası gönderin ve Gmail’de “Orijinali göster” ile Gönderen (From) adresini ve gönderen sunucuyu kontrol edin.
2. Entegratörün SPF bilgisini isteyin: Faturalar sizin alan adınızdan ([email protected]) gidiyorsa, özel entegratörünüzden SPF için eklenmesi gereken include değerini isteyin.
3. SPF kaydınızı güncelleyin: Alan adınızın mevcut SPF (TXT) kaydına entegratörün include değerini ekleyin; ikinci bir SPF kaydı oluşturmayın.
4. DKIM’i etkinleştirin: Entegratör alan adınız adına DKIM imzası sunuyorsa verdiği DKIM kaydını DNS’e ekleyin.
5. DMARC sonucunu test edin: Yeni bir test faturası gönderin ve “Orijinali göster” ekranında SPF, DKIM ve DMARC’ın PASS olduğunu doğrulayın.

Örnek bir SPF kaydı (entegratorunuz.example yerine entegratörünüzün verdiği değeri yazın):

v=spf1 a mx include:entegratorunuz.example ~all

• Tek SPF kaydı olmalı: Alan adında iki ayrı v=spf1 kaydı olursa SPF tamamen geçersiz sayılır. Yeni gönderenleri mevcut kaydın içine ekleyin.
• 10 sorgu sınırı: SPF kaydındaki include, a, mx gibi ifadeler toplamda 10 DNS sorgusunu geçmemelidir; e-posta, pazarlama ve fatura servislerini eklerken bu sınıra takılmamaya dikkat edin.
• DMARC politikası: DMARC kaydınız p=reject ise entegratörü SPF/DKIM’e eklemeden gönderilen faturalar doğrudan reddedilir. Önce p=none ile izleyip sorunları giderdikten sonra sıkılaştırın.

SPF, DKIM ve DMARC’ın ayrıntılı anlatımı için mailler spam’e düşüyor rehberimize, geri dönen e-postalardaki hata kodları için mail hata mesajıyla geri dönüyor yazımıza bakın.

Fatura Alan Firmalar İçin Çözüm

• Göndereni güvenilir yapın: Spam klasöründeki fatura e-postasını açıp “Spam değil” veya “Gereksiz değil” deyin; göndereni kişilerinize ekleyin. Klasör yerleri için spam klasörü nerede?
• Filtre kuralı oluşturun: Konu veya gönderen adresinde “e-Arşiv”, “e-Fatura” geçen e-postaları bir “Faturalar” klasörüne taşıyan bir kural oluşturun.
• Faturayı portaldan da kontrol edin: e-Fatura mükellefiyseniz gelen faturalar entegratör veya GİB portalınızda da görünür; e-posta yalnızca bir bildirimdir. e-Arşiv faturalarda gönderen firmadan PDF’i yeniden göndermesini isteyebilirsiniz.

Kontrol Listesi

1. Test faturasının Gönderen adresi ve sunucusu belli mi?
2. SPF kaydında entegratör var mı ve tek bir SPF kaydı mı var?
3. DKIM kaydı eklendi mi?
4. Gmail “Orijinali göster” ekranında SPF, DKIM ve DMARC PASS mı?
5. Fatura e-postasında kısaltılmış bağlantı veya şifreli arşiv eki var mı? (Bunlar da spam puanını yükseltir.)

Sıkça Sorulan Sorular

e-Arşiv fatura e-postası neden spam’e düşüyor?

En sık neden, faturayı gönderen özel entegratörün sunucusunun sizin alan adınız adına e-posta göndermesi, ancak alan adınızın SPF ve DKIM kayıtlarında bu sunucuya izin verilmemesidir. Alıcı sunucu e-postayı doğrulayamayınca spam’e atar.

Fatura e-postalarının spam’e düşmemesi için ne yapmalıyım?

Entegratörünüzden SPF include ve DKIM bilgilerini alıp alan adınızın DNS kayıtlarına ekleyin, ardından bir test faturasıyla SPF, DKIM ve DMARC sonuçlarının PASS olduğunu doğrulayın.

SPF kaydına entegratörü nasıl eklerim?

Mevcut SPF kaydınıza entegratörün verdiği include değerini ekleyin. Alan adında yalnızca bir SPF kaydı olmalı; ikinci bir v=spf1 kaydı SPF’yi geçersiz kılar.

Bana gelen faturalar spam’e düşüyor, ne yapmalıyım?

E-postayı spam değil olarak işaretleyin, göndereni kişilerinize ekleyin ve fatura e-postalarını ayrı klasöre taşıyan bir filtre kuralı oluşturun.

DMARC reject politikası fatura e-postalarını etkiler mi?

Evet. DMARC politikanız reject ise entegratör SPF veya DKIM ile doğrulanmadan gönderilen faturalar reddedilir. Önce entegratörü yetkilendirin, sonra politikayı sıkılaştırın.