İşten Ayrılan Çalışanın E-posta Hesabına Ne Yapılmalı? (KVKK Uyumlu Rehber)

Bir çalışan ayrıldığında en sık yapılan uygulama, onun e-posta hesabını açık tutup gelen e-postaları başka bir çalışana yönlendirmektir: “Müşteriler yazmaya devam ediyor, kaçırmayalım.” Niyet iyi olsa da bu uygulama, ayrılan kişinin kişisel verilerinin hukuki dayanak olmadan işlenmesine yol açabilir. Bu yazıda Kurul kararı ışığında ne yapılması gerektiğini ve teknik olarak nasıl uygulanacağını anlatıyoruz.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Şirketinize özel politikaları KVKK alanında uzman bir avukatla belirleyin.

Kurul Kararı Ne Diyor?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 03.08.2023 tarihli ve 2023/1321 sayılı kararına konu olayda, şirketten ayrılan bir ortağın e-posta adresi kapatılmamış ve bu adrese gelen e-postalar şirket tarafından görülmeye devam etmişti. Kurul:

• E-posta verilerinin kişisel veri olduğunu,
• İlişki sona erdikten sonra bu adrese gelen iletilerin işlenmesinin KVKK’nın 5. maddesindeki işleme şartlarından hiçbirine dayanmadığını,
• Şirketin bu adrese ileti gönderilmesini engellemediğini

tespit ederek şirkete 50.000 TL idari para cezası verdi ve sistemin ayrılan kişilere ait veri işlemeye devam etmeyecek şekilde düzeltilmesine, ilgili verilerin imha edilmesine hükmetti.

Yapılmaması Gerekenler

• Ayrılan çalışanın hesabını süresiz açık tutmak,
• Gelen e-postaları otomatik olarak başka bir çalışana yönlendirmek,
• Ayrılan kişinin posta kutusunu, kişisel yazışmaları da içerecek şekilde başka bir çalışanın kullanımına açmak,
• Eski çalışanın şifresini değiştirmeyip hesaba erişiminin devam etmesine izin vermek.

Önerilen Süreç: Adım Adım

1. Ayrılış öncesi devir teslim: Çalışan ayrılmadan önce süren yazışmaların, müşteri bilgilerinin ve iş dosyalarının ilgili ekip arkadaşına devredilmesini sağlayın; kişisel e-postaların ayıklanmasına izin verin.
2. Şifreyi değiştirin, oturumları kapatın: Ayrılış günü hesap şifresini değiştirin ve telefon, Outlook gibi cihazlardaki bağlantıları sonlandırın; eski çalışanın hesaba erişimi kalmasın.
3. Kısa süreli otomatik yanıt kurun: Gerekirse kısa bir geçiş süresi boyunca, gönderenlere kişinin ayrıldığını ve yeni iletişim adresini bildiren bir otomatik yanıt kurun; gelen e-postaları başka çalışana yönlendirmeyin ve okumayın.
4. Hesabı kapatın: Geçiş süresi sonunda hesabı kapatın; böylece adrese gelen yeni e-postalar şirket içinde işlenmez ve göndericiye hata mesajı döner.
5. Saklama politikasını uygulayın: Yasal saklama yükümlülüğü olan iş yazışmalarını yetkili kişilerle sınırlı şekilde saklayın; gerekmeyen kişisel verileri politikanıza göre imha edin.

Otomatik Yanıt Örneği

“Merhaba, Ahmet Yılmaz artık şirketimizde çalışmamaktadır. Bu adrese gönderilen e-postalar okunmamakta ve iletilmemektedir. Satış konularınız için [email protected] adresine yazabilir veya 0212 000 00 00 numaralı telefonumuzu arayabilirsiniz.”

Bu yanıt, gönderene ayrılışı ve doğru iletişim kanalını bildirir; ancak e-postanın kendisi başka bir çalışana aktarılmaz.

Önceden Önlem: Kişiye Değil Göreve Bağlı Adresler

Müşterilerin ayrılan çalışana yazmaya devam etmesi sorununu en baştan azaltmanın yolu, dış iletişimde satis@, destek@, muhasebe@ gibi göreve bağlı adresler kullanmaktır. Bu adreslere birden fazla kişi erişebilir ve personel değişse bile adres değişmez. Çalışanlara verilen kişisel adresler (isim@) ise şirket politikasına uygun şekilde kullanılır. Ortak adreslerin nasıl kullanılacağını yakında yayımlayacağımız rehberde anlatacağız.

Ayrıca şirket içi e-posta kullanım politikası hazırlayıp çalışanları bilgilendirmek, kurumsal hesabın kişisel yazışmalar için kullanılmamasını ve ayrılışta hesabın nasıl kapatılacağını önceden netleştirir.

E-posta Arşivleme Kullanıyorsanız

Kurumsal e-posta arşivleme sistemleri, iş yazışmalarının kopyasını saklar. Arşive erişimi yetkili kişilerle sınırlayın, saklama süresini kişisel veri saklama ve imha politikanızla uyumlu belirleyin ve arşivi ayrılan çalışanın yeni gelen e-postalarını takip etmek için kullanmayın.

Sıkça Sorulan Sorular

İşten ayrılan çalışanın e-postası başka çalışana yönlendirilebilir mi?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, ayrılan kişinin e-posta adresine gelen iletilerin şirket içinde işlenmeye devam edilmesini hukuka aykırı bulmuş ve 50.000 TL ceza vermiştir. Yönlendirme yerine otomatik yanıt kurup hesabı kapatmak daha güvenli bir yoldur.

Ayrılan çalışanın e-posta hesabı ne zaman kapatılmalı?

Devir teslim ayrılıştan önce tamamlanmalı, şifre ayrılış günü değiştirilmeli; gerekiyorsa kısa bir geçiş süresi otomatik yanıtla yönetilip ardından hesap kapatılmalıdır.

Ayrılan çalışanın e-postalarını okuyabilir miyim?

Ayrılıştan sonra gelen e-postaların okunması kişisel verilerin hukuki dayanaksız işlenmesi riskini taşır. Özel durumlar için KVKK alanında uzman bir avukattan görüş alın.

Müşteriler eski çalışana yazmaya devam ederse ne olur?

Otomatik yanıtla göndericiye kişinin ayrıldığını ve yeni iletişim adresini bildirebilirsiniz. Dış iletişimde satis@ gibi göreve bağlı adresler kullanmak bu sorunu baştan azaltır.

Otomatik yanıtta ne yazmalı?

Kişinin şirkette çalışmadığını, bu adrese gelen e-postaların okunmadığını ve iletilmediğini, göndericinin hangi adrese veya telefona başvurabileceğini yazın.